سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس - سامانه جامع اسناد دفاع مقدس

مقدمه

سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس بنیاد حفظ آثار و ارزش های دفاع مقدس دارای یک مجموعه بسیار غنی و منحصر به فرد از منابع و اسناد آرشیوی می باشد که روایت حوادث و تجربیات گوناگونی است که ضمن جنگ تحمیلی ۸ ساله در کشورمان رخ داده و توسط اقشار گوناگون ثبت و در قالب متن، ویدئو، عکس درآمده است. این منابع نه تنها سرمایه بنیاد محسوب می شوند، بلکه سرمایه ملی کشور است و نیاز به حفاظت و ساماندهی دارد.
از آن جا که آرشیو اسناد به عنوان تنها حوزه ی مهم در حفظ و نگهداری، بازتولید و مبادله محتوا نقش اساسی در حفظ و صیانت از آثار مکتوب، صوتی و تصویری به عنوان یکی از ارزشمندترین سرمایه های بنیاد را ایفا می کند، طرح جامع آرشیو و مدیریت منابع به عنوان اقدامی در جهت نیل به اهداف سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس به شمار می آید.

از اهدافی كه سامانه دنبال میکند، می توان به موارد ذيل اشاره نمود:

۱- پشتیبانی از زنجیره کامل تولید و پخش و آرشیو مواد دیجیتال بوسیله حذف فرآیند تبادل نوار فیزیکی در واحد های سازمانی.

۲- ایجاد زیر ساخت نرم افزاری ایمن با قابلیت دسترسی اشتراکی و همزمان به انواع منابع دیجیتال بر بستر شبکه

۳- تسهیل و سرعت بخشیدن به روند جستجو و انتخاب منابع موردنیاز و بازیابی منابع بدون مراجعه حضوری و اتلاف وقت.

۴- حفظ جامعیت و مانعیت به معنی افزایش ضریب دقت در جستجو و بازیابی موثر منابع از طریق اعمال شرایط پیشرفته.

۵- سازماندهی و مدیریت نحوه نگهداری و دسترسی به منابع دیجیتال بر اساس انواع طبقه بندی مورد نیاز در واحد های گوناگون سازمانی.

۶- اعمال دستورالعمل ها و رویه های مدیریتی به صورت متمرکز و یکپارچه برای تمام واحد های سازمانی.

۷- تهیه ابزارهای ویژه ویرایش صدا و تصویر به منظور تولید منابع جدید یا باز تولید منابع با استفاده از منابع آرشیوی.

۸- حفظ و نگهداری منابع با اعمال رویه های نحوه نگهداری کوتاه مدت و بلند مدت ( دائمی ) محتوا بر روی ذخیره سازهای گوناگون.

۹- حفاظت از محتوا در مقابل دسترس هاى غير مجاز کاربری یا سیستمی متناسب با تعریف سطوح امنیتی گوناگون.

۱۰- تامین زیر ساخت یکپارچه برای استفاده از طیف وسیعی از محتوای صدا و تصویر با فرمت های گوناگون و سازگار با تغییرات آتی تکنولوژیکی در سطح بین المللی

امکانات:

امكان استفاده از محيط كاربرى کاملا تحت وب

امکان تعریف و مدیریت انواع چرخه های کاری (WORKFLOW MANAGER)

امکان تعریف انواع ساختارهای متادیتایی متناسب با انواع محتوا (METADATA GENERATOR)

محيط حرفه اى براى مديريت سيستم (ADMINISTRATION)

محيط كاربرى آسان ، حرفه اى ( USER FRIENDLY )

امكان استفاده از ابزار گزارش ساز پویا (REPORT GENERATOR)

عدم وابستگی به استفاده از فرمت محتوای صدا و یا تصویر

طرح معماری سیستم

سامانه، سیستمی جهت مدیریت گردش محتوا و مدیریت فرآیندهای مربوط به تولید، تامین، پخش و نگهداری محتوا است. ساختار کلی سیستم مبتنی بر ۳ لایه طراحی شده است:

۱- لایه اول سخت افزار و شبکه

۲- لایه دوم سیستم لایه مدیریت سرویس ها

۳- لایه سوم، لایه کاربران

ماژول پمپ فایل (CONTENT WATCH)

فایل های متن ، صدا و تصویر هنگام دریافت در دایرکتوری هایی با ساختار سلسله مراتبی طبقه بندی می شوند. به منظور مدیریت محتوا نیاز است هر کدام از فایل ها به چرخه های کاری از پیش تعریف شده برای هر گروه کاری در سامانه تحویل داده شوند. برنامه پمپ فایل به همین منظور به طور پیوسته مسیر دایرکتورها را مونیتور و در هنگام مواجهه با فایل جدید کار تولید نسخه با کیفیت پایین و انتقال آن به سامانه را انجام می دهد.

ماژول جستجو و نمايش (SEARCH AND PRESENTATION)

جامعیت و مانعیت دو اصل اساسی در ذخیره و بازیابی صحیح و دقیق اطلاعات به شمار می آیند. از جهت دیگر روش و استانداردهای گوناگون نگهداری محتوا با هدف رسیدن به حداکثر کارآمدی در هنگام جستجوی محتوا بوجود آمده اند لذا سامانه ضمن رعایت اصول جامعیتی و مانعیتی، برخورداری از سهولت ،دقت و سرعت در بازیابی منابع را یک رکن اساسی محسوب می کند. سامانه قابلیت های گوناگونی در نحوه نمایش محتوا به صورت نمایش درختی، جستجوی ساده ، پیشرفته و نمایش نتایج به صورت های گوناگون با تفاوت در میزان جزئیات ارائه می دهد.

ماژول مدیریت فرآیند (WORKFLOW MANAGEMENT)

پشتیبانی از گردش محتوا در میان گروه های سازمانی به منظور آماده سازی محتوا برای پخش یکی از نیازهای اساسی سامانه های صدا و تصویر به شمار می آید. استفاده از ساختار استاندارد در چرخه های کاری شامل تعریف فرآیند بر پایه وضعیت های گوناگون محتوا، تعریف گروه های سازمانی ، نقش و فعالیت های کاربری، دسترسی به سطوح متادیتایی متناسب با نوع فعالیت کاربر، سامانه سجا را قادر ساخته تا بتواند از دامنه وسیع و متنوعی از چرخه های کاری ساده تا پیچیده پشتیبانی کند.